Sistem Pengurusan Dojang

Notis Privasi

Kemas kini terakhir: 1 November 2026 · Last updated: 1 November 2026

Notis ini menerangkan bagaimana data peribadi diproses dalam Sistem Pengurusan Dojang. English version below.

1. Siapa kami dan peranan kami

Sistem Pengurusan Dojang ("SPD", "kami") ialah perisian dalam talian. Dojang taekwondo melanggan SPD untuk mengurus pelajar, kelas, kehadiran, yuran dan ujian tali pinggang.

Bagi data pelajar dan ibu bapa, dojang tempat anak anda berdaftar ialah pengguna data di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 ("PDPA"). Dojang menentukan data yang dikumpul dan tujuannya. Kami ialah pemproses data: kami menyimpan dan memproses data itu bagi pihak dojang sahaja.

Bagi data pemilik dojang, staf dan permohonan langganan, kami ialah pengguna data.

2. Data yang dikumpul

Data pelajar dan ibu bapa atau penjaga (diberi melalui borang pendaftaran atau oleh staf dojang):

  • Nama pelajar, tarikh lahir, cawangan, kelas, tali pinggang dan nombor ahli.
  • Maklumat kesihatan yang anda beri, seperti alahan atau asma (data peribadi sensitif).
  • Nama, nombor telefon dan e-mel ibu bapa atau penjaga, serta hubungan kecemasan.
  • Nama penjaga yang memberi persetujuan, dan masa persetujuan diberi.
  • Rekod kehadiran, sejarah tali pinggang, keputusan ujian dan penyertaan kejohanan.
  • Invois yuran, status bayaran dan gambar resit bayaran yang dimuat naik.

Data pemilik dan staf dojang: nama, e-mel, nombor telefon, peranan, dan maklumat log masuk Google jika digunakan. Data permohonan langganan: nama dojang, nama dan nombor telefon orang yang dihubungi, dan e-mel.

Data teknikal: alamat IP dan maklumat pelayar semasa semakan keselamatan, log ralat pelayan, dan kuki yang diterangkan dalam bahagian Kuki.

3. Tujuan data digunakan

  • Mendaftar dan mengurus pelajar, kelas dan kehadiran.
  • Keselamatan pelajar semasa latihan, termasuk menghubungi penjaga atau hubungan kecemasan.
  • Mengeluarkan invois, menyemak bayaran dan menghantar peringatan yuran.
  • Menguruskan ujian tali pinggang, sijil dan kejohanan.
  • Membolehkan ibu bapa melihat maklumat anak melalui portal ibu bapa.
  • Mengurus langganan dojang, sokongan dan keselamatan sistem.

Kami tidak menjual data, tidak menggunakannya untuk iklan, dan tidak menggunakan data pelajar untuk tujuan kami sendiri.

4. Maklumat kesihatan

Maklumat kesihatan adalah pilihan. Ia hanya diproses dengan persetujuan jelas anda di borang pendaftaran, dan hanya untuk keselamatan anak anda semasa latihan.

Dalam sistem, maklumat ini hanya boleh dilihat oleh ketua cawangan anak anda dan jurulatih kelas yang anak anda sertai. Ia tidak ditunjukkan dalam portal ibu bapa.

5. Siapa yang boleh melihat data

  • Staf dojang anak anda sahaja, mengikut peranan: pemilik melihat seluruh dojang, ketua cawangan melihat cawangan mereka, jurulatih melihat cawangan atau kelas yang mereka ajar.
  • Data setiap dojang diasingkan. Dojang lain tidak boleh melihatnya.
  • Penjaga yang log masuk ke portal ibu bapa dengan nombor telefon dan kata laluannya boleh melihat ringkasan anak yang didaftarkan dengan nombor itu. Jangan kongsi kata laluan anda.
  • Pautan bayaran (invois) menunjukkan nama anak, jumlah dan butiran bank dojang kepada sesiapa yang mempunyai pautan itu.
  • Kakitangan kami yang diberi kuasa, hanya apabila perlu untuk sokongan, keselamatan atau penyelenggaraan.

Nama dojang, cawangan, alamat dan jadual kelas dipaparkan secara umum dalam direktori dojang. Data pelajar tidak pernah dipaparkan secara umum.

6. Penyedia perkhidmatan dan pemindahan ke luar negara

Kami menggunakan penyedia berikut untuk menjalankan SPD:

  • Supabase: pangkalan data, log masuk dan simpanan fail.
  • Vercel: pengehosan laman web.
  • Google: log masuk dengan akaun Google (jika dipilih).
  • Cloudflare Turnstile: semakan keselamatan untuk menghalang bot di borang awam.

Sebahagian penyedia ini memproses data di luar Malaysia. Kami memilih penyedia yang mempunyai perlindungan keselamatan yang setara, selaras dengan seksyen 129 PDPA.

WhatsApp tidak menerima data daripada sistem. Butang WhatsApp hanya membuka aplikasi WhatsApp anda sendiri dengan mesej yang anda boleh semak sebelum dihantar.

7. Tempoh simpanan

  • Data pelajar disimpan selagi pelajar berdaftar dengan dojang, atau sehingga dojang atau anda meminta ia dipadam.
  • Pendaftaran yang ditolak dipadam serta-merta.
  • Invois yang telah dibayar disimpan sebagai rekod kewangan selama 7 tahun, dipautkan kepada nombor ahli sahaja selepas data pelajar dipadam.
  • Apabila langganan dojang tamat sepenuhnya, data dojang itu dipadam dalam masa 90 hari.
  • Salinan sandaran dipadam secara automatik mengikut kitaran sandaran penyedia.

8. Hak anda

Di bawah PDPA, anda berhak untuk:

  • Mendapatkan akses kepada data peribadi anda atau anak anda.
  • Membetulkan data yang tidak tepat.
  • Menarik balik persetujuan, termasuk untuk maklumat kesihatan.
  • Meminta data dipadam apabila tidak lagi diperlukan.
  • Meminta salinan data dalam format yang boleh digunakan (kemudahalihan data).
  • Menghadkan pemprosesan, atau menghalang pemasaran langsung (kami tidak membuat pemasaran langsung).

Untuk data pelajar, hubungi dojang anak anda terlebih dahulu. Dojang boleh membetulkan atau memadam data terus dalam sistem. Anda juga boleh menghubungi kami, dan kami akan membantu dojang menjawab permintaan anda.

Kami menjawab permintaan dalam masa 21 hari. Jika anda tidak berpuas hati, anda boleh membuat aduan kepada Jabatan Perlindungan Data Peribadi (JPDP).

9. Keselamatan dan pelanggaran data

Langkah keselamatan termasuk sambungan yang disulitkan (HTTPS), kawalan akses mengikut peranan di peringkat pangkalan data, pengasingan data setiap dojang, simpanan resit secara peribadi, kata laluan portal ibu bapa yang disimpan dalam bentuk cincang (hash), dan had percubaan log masuk.

Jika berlaku pelanggaran data peribadi, kami akan memaklumkan dojang yang terlibat tanpa kelewatan. Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi dan individu yang terjejas akan dimaklumkan seperti yang dikehendaki oleh PDPA.

10. Data kanak-kanak

Kebanyakan pelajar adalah bawah umur. Data mereka mesti diberi oleh ibu bapa atau penjaga yang sah, yang memberi persetujuan bagi pihak anak.

11. Kuki

Kami hanya menggunakan kuki yang diperlukan untuk sistem berfungsi:

  • Kuki log masuk untuk staf.
  • Kuki log masuk portal ibu bapa, yang mengekalkan anda log masuk pada peranti itu sehingga 30 hari atau sehingga anda log keluar.
  • Pilihan tema cerah atau gelap, disimpan dalam pelayar anda.

Kami tidak menggunakan kuki iklan atau penjejakan.

12. Hubungi kami dan perubahan notis

Pertanyaan atau permintaan berkaitan data peribadi: a.naquib5@gmail.com.

Kami mungkin mengemas kini notis ini. Tarikh kemas kini terkini dipaparkan di bahagian atas halaman. Perubahan penting akan dimaklumkan kepada dojang.

Jika terdapat percanggahan antara versi Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris, versi Bahasa Melayu akan diguna pakai.

Privacy Notice (English)

This notice explains how personal data is processed in Sistem Pengurusan Dojang.

1. Who we are and our role

Sistem Pengurusan Dojang ("SPD", "we") is online software. Taekwondo dojangs subscribe to SPD to manage students, classes, attendance, fees and belt gradings.

For student and parent data, the dojang where your child is registered is the data user under the Personal Data Protection Act 2010 ("PDPA"). The dojang decides what data is collected and why. We are the data processor: we store and process that data only on the dojang's behalf.

For data about dojang owners, staff and subscription applications, we are the data user.

2. Data we collect

Student and parent or guardian data (given through the registration form or by dojang staff):

  • The student's name, date of birth, branch, classes, belt and member number.
  • Health information you provide, such as allergies or asthma (sensitive personal data).
  • The parent or guardian's name, phone number and email, and an emergency contact.
  • The name of the guardian who gave consent, and when it was given.
  • Attendance, belt history, grading results and competition entries.
  • Fee invoices, payment status and uploaded payment receipt images.

Dojang owner and staff data: name, email, phone number, role, and Google sign-in details if used. Subscription applications: the dojang's name, contact person's name and phone number, and email.

Technical data: IP address and browser details during security checks, server error logs, and the cookies described under Cookies.

3. How the data is used

  • Registering and managing students, classes and attendance.
  • Student safety during training, including contacting the guardian or emergency contact.
  • Issuing invoices, checking payments and sending fee reminders.
  • Running belt gradings, certificates and competitions.
  • Letting parents see their child's details through the parent portal.
  • Managing dojang subscriptions, support and system security.

We do not sell data, do not use it for advertising, and do not use student data for our own purposes.

4. Health information

Health information is optional. It is processed only with your explicit consent on the registration form, and only for your child's safety during training.

In the system, it can only be seen by your child's branch head and the coaches of classes your child attends. It is not shown in the parent portal.

5. Who can see the data

  • Only your child's dojang staff, by role: owners see the whole dojang, branch heads their branch, coaches the branches or classes they teach.
  • Each dojang's data is kept separate. Other dojangs cannot see it.
  • A guardian who logs in to the parent portal with their phone number and password can see a summary of the children registered with that number. Do not share your password.
  • A payment (invoice) link shows the child's name, the amount and the dojang's bank details to anyone who has the link.
  • Our authorised personnel, only when needed for support, security or maintenance.

Dojang names, branches, addresses and class schedules are shown publicly in the dojang directory. Student data is never shown publicly.

6. Service providers and transfers abroad

We use these providers to run SPD:

  • Supabase: database, sign-in and file storage.
  • Vercel: website hosting.
  • Google: sign-in with a Google account (if chosen).
  • Cloudflare Turnstile: security checks that stop bots on public forms.

Some of these providers process data outside Malaysia. We choose providers with equivalent security protections, in line with section 129 of the PDPA.

WhatsApp receives no data from the system. WhatsApp buttons only open your own WhatsApp app with a message you can check before sending.

7. How long data is kept

  • Student data is kept while the student is registered with the dojang, or until the dojang or you ask for it to be erased.
  • Rejected registrations are deleted immediately.
  • Paid invoices are kept as financial records for 7 years, linked only to the member number once the student's data is erased.
  • When a dojang's subscription ends for good, its data is deleted within 90 days.
  • Backups are deleted automatically on the provider's backup cycle.

8. Your rights

Under the PDPA, you have the right to:

  • Access your or your child's personal data.
  • Correct inaccurate data.
  • Withdraw consent, including for health information.
  • Ask for data to be erased when it is no longer needed.
  • Ask for a copy of the data in a usable format (data portability).
  • Limit processing, or prevent direct marketing (we do not do direct marketing).

For student data, contact your child's dojang first. The dojang can correct or erase data directly in the system. You can also contact us, and we will help the dojang answer your request.

We respond to requests within 21 days. If you are not satisfied, you can complain to the Personal Data Protection Department (JPDP).

9. Security and data breaches

Security measures include encrypted connections (HTTPS), role-based access control at database level, separation of each dojang's data, private storage for receipts, parent portal passwords stored only as hashes, and login attempt limits.

If a personal data breach happens, we will tell the affected dojangs without delay. The Personal Data Protection Commissioner and affected individuals will be notified as the PDPA requires.

10. Children's data

Most students are minors. Their data must be provided by a lawful parent or guardian, who gives consent on the child's behalf.

11. Cookies

We only use cookies needed for the system to work:

  • Sign-in cookies for staff.
  • A parent portal sign-in cookie that keeps you signed in on that device for up to 30 days or until you log out.
  • Your light or dark theme choice, stored in your browser.

We do not use advertising or tracking cookies.

12. Contact us and changes to this notice

Questions or requests about personal data: a.naquib5@gmail.com.

We may update this notice. The date of the latest update is shown at the top of the page. Dojangs will be told about important changes.

If the Malay and English versions differ, the Malay version prevails.