Sistem Pengurusan Dojang

Panduan Pemilik dan Ketua Cawangan

Cara menyediakan dan menguruskan dojang anda. Semua panduan

1. Peranan dalam sistem

  • Pemilik dojang: ketua cawangan untuk semua cawangan. Hanya pemilik boleh mengubah tetapan dojang, syarat ujian dan memadam data pelajar (PDPA).
  • Ketua cawangan: mengurus pelajar, kelas, yuran, ujian dan staf bagi cawangan mereka sahaja.
  • Jurulatih: mengambil kehadiran, melihat pelajar cawangan yang mereka ajar dan merekod keputusan ujian. Jurulatih tidak melihat yuran.

2. Langkah pertama selepas akaun disediakan

  • Log masuk dan tetapkan nama anda di Papan Pemuka.
  • Tetapan: muat naik logo dojang.
  • Cawangan: tambah semua cawangan anda.
  • Staf: tambah ketua cawangan dan jurulatih (lihat bahagian Staf).
  • Kelas: tambah kelas untuk setiap cawangan, dengan hari, masa, tahap dan jurulatih.
  • Yuran: tetapkan yuran bulanan, hari akhir bayaran, butiran bank dan muat naik kod QR DuitNow.
  • Tetapan: semak syarat layak ujian tali pinggang.
  • Kongsi pautan pendaftaran dari Papan Pemuka kepada ibu bapa.

3. Staf

Minta staf mendaftar akaun dahulu di halaman log masuk (Daftar, atau Teruskan dengan Google). Kemudian, di menu Staf, masukkan e-mel akaun mereka, pilih peranan dan cawangan, dan tekan Tambah staf.

Apabila staf berhenti, buang mereka dari senarai Staf dengan segera. Akses mereka tamat serta-merta.

4. Pendaftaran dan pelajar

  • Ibu bapa mendaftar melalui pautan pendaftaran. Pendaftaran baharu muncul di Papan Pemuka dan Pelajar dengan status Menunggu.
  • Buka pendaftaran, semak maklumat, kemudian tekan Luluskan (nombor ahli dijana automatik) atau Tolak (pendaftaran dipadam).
  • Anda juga boleh menambah pelajar sendiri di Pelajar → Tambah pelajar.
  • Untuk mengubah maklumat, buka profil pelajar → Ubah maklumat. Tukar status kepada Cuti atau Berhenti apabila perlu. Pelajar yang berhenti tidak dikira dalam had pelan.
  • Gunakan carian di senarai Pelajar untuk mencari mengikut nama atau nombor ahli.

5. Import ramai pelajar (Excel atau CSV)

Jika dojang anda sudah mempunyai senarai pelajar, import semuanya sekali gus di Pelajar → Import.

  • Muat turun templat, atau guna senarai Excel sedia ada dengan tajuk lajur yang sama (Nama, Cawangan, Tarikh lahir, Tali pinggang, Nombor ahli, Nama penjaga, Telefon penjaga, E-mel penjaga, Nama kecemasan, Telefon kecemasan, Maklumat kesihatan). Hanya Nama yang wajib.
  • Dalam Excel, pilih jadual termasuk baris tajuk, salin (Ctrl+C) dan tampal di kotak import. Atau simpan sebagai CSV UTF-8 dan muat naik fail itu.
  • Semak pratonton. Baris yang ada ralat ditanda merah dan akan dilangkau. Baris bertanda "Mungkin sudah ada" mungkin pelajar yang sudah didaftarkan.
  • Tanda pengesahan persetujuan ibu bapa, kemudian tekan Import. Pelajar terus aktif. Nombor ahli lama dikekalkan; yang kosong diberi nombor baharu.
  • Maksimum 500 pelajar setiap kali. Jika satu baris ditolak oleh sistem, tiada pelajar diimport, jadi betulkan baris itu dan cuba lagi.

Simpan borang persetujuan kertas ibu bapa untuk pelajar yang diimport.

6. Kelas dan kehadiran

  • Buka sesebuah kelas untuk menambah pelajar ke kelas itu. Senarai kehadiran menggunakan pelajar kelas.
  • Kehadiran: pilih kelas, tanda Hadir atau Tidak hadir untuk setiap pelajar (atau Semua hadir), kemudian tekan Simpan kehadiran.
  • Kehadiran digunakan untuk lencana layak ujian, ringkasan di profil pelajar dan portal ibu bapa. Ia tidak menghalang apa-apa jika tidak diambil.
  • Arkibkan kelas yang tidak lagi berjalan. Rekod kehadiran lama disimpan.

7. Yuran

  • Setiap bulan, tekan Jana invois untuk mencipta invois bulanan bagi semua pelajar aktif. Yuran khas (contohnya diskaun adik-beradik) boleh ditetapkan di profil pelajar.
  • Tekan WhatsApp pada invois untuk menghantar peringatan dengan pautan bayaran kepada penjaga.
  • Ibu bapa membayar terus ke akaun dojang dan memuat naik resit di pautan bayaran.
  • Semak resit di Yuran, kemudian tekan Sahkan atau Tolak resit (dengan sebab).
  • Invois lain (pendaftaran, ujian, kejohanan) boleh ditambah dengan Tambah invois.

Sistem tidak menerima wang. Semua bayaran masuk terus ke akaun dojang.

8. Ujian tali pinggang

  • Ujian → cipta ujian dengan tarikh, lokasi, cawangan (atau semua cawangan) dan yuran.
  • Buka ujian → Tambah calon. Pelajar yang layak sudah ditanda. Cari mengikut nama atau nombor ahli. Lencana kelayakan hanya panduan; anda boleh menambah sesiapa.
  • Tekan Jana invois yuran ujian untuk mencipta invois bagi setiap calon.
  • Semasa ujian, rekod Lulus, Gagal atau Tidak hadir untuk setiap calon.
  • Tekan Sahkan keputusan. Pelajar yang lulus naik tali pinggang secara automatik dan keputusan dikunci.
  • Cetak sijil untuk pelajar yang lulus.

9. Portal ibu bapa

Ibu bapa menetapkan kata laluan semasa mendaftar di borang dojang. Akaun mereka aktif apabila anda meluluskan pendaftaran. Mereka log masuk di Portal ibu bapa dengan nombor telefon dan kata laluan untuk melihat kehadiran, tali pinggang, kelas dan yuran semua anak mereka.

Sebelum meluluskan pendaftaran dengan nombor telefon yang sudah ada pelajar lain, pastikan penjaganya orang yang sama: meluluskannya membuka maklumat semua anak dengan nombor itu.

Untuk pelajar yang ditambah oleh staf atau diimport, atau ibu bapa yang lupa kata laluan: di profil pelajar, bahagian Akaun portal ibu bapa, tekan Beri kata laluan sementara dan hantar melalui WhatsApp. Ibu bapa mesti menukarnya selepas log masuk. Ini juga melog keluar semua peranti dan membuka akaun yang dikunci.

10. Kejohanan

Tambah kejohanan dengan nama, peringkat dan tarikh. Selepas kejohanan, isikan keputusan. Kejohanan dipaparkan di halaman awam dojang anda.

11. Privasi dan permintaan ibu bapa

  • Sebagai pengguna data di bawah PDPA, dojang bertanggungjawab ke atas data pelajar. Baca Notis Privasi.
  • Jika ibu bapa meminta maklumat dibetulkan, ubah di profil pelajar.
  • Jika ibu bapa meminta data anak mereka dipadam, pemilik dojang membuka profil pelajar → Padam data peribadi (PDPA) → taip PADAM. Invois yang telah dibayar disimpan sebagai rekod kewangan.
  • Jawab permintaan dalam masa 21 hari.
  • Jangan kongsi tangkapan skrin data pelajar di kumpulan WhatsApp umum.